Tầm quan trọng của Quản lý hàng tồn kho hóa chất trong sản xuất: Thực hành tốt nhất cho các nhà máy

Các công ty hóa chất: Các loại và tập trung vào người sử dụng hóa chất

Có nhiều loại công ty liên quan đến hóa chất, chủ yếu là các công ty sản xuất, công ty vận chuyển, công ty sử dụng và công ty xử lý chất thải. Do hạn chế về không gian, bài viết này sẽ tập trung vào các công ty sử dụng hóa chất, đặc biệt là nhà máy sản xuất.

Hóa chất trong nhà máy sản xuất

Người ta đều biết rằng hóa chất đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Trong các cuộc thảo luận trước đây, chúng ta đã nói về một số vấn đề liên quan đến quản lý hóa chất. Hôm nay, chúng ta hãy thảo luận về một chủ đề quan trọng khác trong quản lý hóa chất: Danh sách kiểm kê hóa chất.

Hiểu về các loại hóa chất được sử dụng và lưu trữ trong nhà máy

Để thiết lập một hệ thống quản lý hóa chất hiệu quả, bước thiết yếu đầu tiên là phải hiểu các hóa chất được sử dụng và lưu trữ trong nhà máy. Nhưng làm thế nào bạn có thể hiểu nhanh chóng và có hệ thống các hóa chất này? Giống như hiểu nhân viên của một nhà máy hoặc biết dân số của một thị trấn—bạn cần một "danh sách" hoặc "sổ đăng ký". Tương tự như vậy, đối với quản lý hóa chất, bạn không thể không có Danh sách kiểm kê hóa chất.

01 - Tầm quan trọng của danh sách kiểm kê hóa chất

Tầm quan trọng của một Kiểm kê hóa chất danh sách này sâu sắc và có phạm vi rộng. Tóm lại, nó giúp nhà máy xác định tất cả các hóa chất đang sử dụng và đặc tính của chúng, đảm bảo nhà máy tuân thủ các quy định và yêu cầu của khách hàng. Nó cũng đảm bảo việc thực hiện các biện pháp kiểm soát thích hợp để bảo vệ người lao động và môi trường, đảm bảo tuân thủ việc sử dụng hóa chất từ ​​cấp quản lý đầu tiên.

Danh sách kiểm kê hóa chất giúp nhà máy theo dõi kho hóa chấts, hỗ trợ các quyết định mua sắm, tăng cường tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc, và thúc đẩy việc sử dụng hóa chất có trách nhiệm. Thông qua hóa chất hiệu quả quản lý hàng tồn kho, các công ty có thể tối ưu hóa cơ cấu hàng tồn kho, giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết hoặc hết hạn và giảm chi phí tồn kho.

Mặc dù danh sách kiểm kê hóa chất rất quan trọng, nhưng trên thực tế, nhiều nhà máy không hiểu hoặc không sử dụng chúng đầy đủ. Một số nhóm quản lý áp dụng cách tiếp cận tối thiểu, nghĩ rằng "miễn là có danh sách là đủ tốt". Trong quá trình kiểm toán nhà máy, chúng tôi thường gặp danh sách kiểm kê hóa chất không đầy đủ, đôi khi chỉ liệt kê tên hóa chất (thường là tên do chính nhà máy tạo ra), hầu như không đáp ứng được định nghĩa của "danh sách".

02 - Các vấn đề thường gặp với danh sách kiểm kê hóa chất

Dựa trên số liệu thống kê có thẩm quyền và kinh nghiệm kiểm toán, rõ ràng là "Danh sách kiểm kê hóa chất" là một trong mười vấn đề hàng đầu trong quản lý hóa chất. Một số vấn đề phổ biến bao gồm:

A) Thiếu danh mục hóa chất

Nhiều nhà máy không có danh sách kiểm kê hóa chất đơn giản là không biết về yêu cầu hoặc không hiểu tầm quan trọng của nó. Điều này phản ánh một vấn đề rộng hơn về quản lý hóa chất trong nhà máy. Trong một số trường hợp, các nhà máy biết về yêu cầu nhưng gặp khó khăn trong việc tạo danh sách do không hiểu quy trình hoặc yêu cầu, dẫn đến sự chậm trễ hoặc thất bại trong việc lập danh sách.

B) Danh mục hóa chất không đầy đủ

Sự không đầy đủ có thể biểu hiện theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như không bao gồm tất cả các hóa chất được sử dụng trong nhà máy. Điều này thường xảy ra với các hóa chất ít được sử dụng hơn, chẳng hạn như chất bôi trơn để bảo dưỡng thiết bị, chất tẩy rửa, hóa chất xử lý nước thải hoặc hóa chất mới mua. Ngoài ra, thông tin quan trọng có thể bị thiếu, chẳng hạn như thông tin SDS (Bảng dữ liệu an toàn), số CAS, danh mục nguy hiểm hoặc tuân thủ MRSL/RSL. Thông thường, những vấn đề này xảy ra cùng nhau.

C) Thông tin không chính xác trong Danh mục hóa chất

Một vấn đề phổ biến khác là thông tin không chính xác trong danh sách, thường là do lỗi nhập liệu hoặc không cập nhật danh sách kịp thời. Ví dụ, MSDS có thể đã được cập nhật, nhưng danh sách không được cập nhật để phản ánh thay đổi này. Tương tự như vậy, những thay đổi về số lượng hóa chất trong kho hoặc hóa chất hết hạn không được phản ánh trong danh sách, dẫn đến sự khác biệt.

03 - Giải pháp quản lý danh mục hóa chất tồn kho

Để quản lý hóa chất hiệu quả và an toàn, một danh sách kiểm kê hóa chất được duy trì tốt là điều cần thiết. Làm thế nào bạn có thể tạo một danh sách kiểm kê hóa chất toàn diện? Sau đây là một số điểm chính:

Đầu tiên:

Các nhà máy cần thiết lập quy trình quản lý hóa chất chặt chẽ, nêu rõ cách lập và cập nhật danh sách kiểm kê hóa chất, đồng thời chỉ rõ nội dung và định dạng của danh sách.

Một danh sách điển hình nên bao gồm những gì? Hai tiêu chuẩn phổ biến nhất để quản lý hàng tồn kho hóa chất là ZDHC và Higg FEM.

Yêu cầu của ZDHC
Hệ thống quản lý hóa chất ZDHC quy định rằng Danh sách kiểm kê hóa chất (CIL) phải bao gồm những thông tin sau:

• Tên hóa học

• Vị trí SDS

• Mã số CAS

• Thông tin nguy hiểm

• Tuân thủ ZDHC MRSL

• Số lượng hàng tồn kho, số lượng giao hàng hoặc số lượng sử dụng

• Khu vực lưu trữ

Yêu cầu của Higg FEM
Tiêu chuẩn Higg FEM yêu cầu một bộ thông tin toàn diện hơn về danh sách kiểm kê hóa chất, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Tên hóa chất và loại

• Tên và loại nhà cung cấp/người bán

• Tên nhà sản xuất/người pha chế

• SDS theo Hệ thống hài hòa toàn cầu (GHS)

• Chức năng

• phân loại nguy hiểm

• Vị trí/khu vực sử dụng

• Điều kiện và vị trí lưu trữ

• Số lượng hóa chất sử dụng

• Mã số CAS

• Số lô (nếu có)

• Tuân thủ MRSL

• Ngày mua

• Ngày hết hạn (nếu có)

Phần lớn thông tin này có thể được tìm thấy trong SDS, chẳng hạn như tên hóa chất, loại, phân loại nguy hiểm, điều kiện bảo quản và số CAS. Thông tin như số lượng sử dụng, số lô, ngày mua và ngày hết hạn có thể được lấy từ hồ sơ mua sắm, nhãn hóa chất, v.v. Các nhà máy cũng có thể bao gồm các thông tin có giá trị khác khi cần.

Thứ hai:

Các nhà máy nên chỉ định một cá nhân có trình độ để duy trì và quản lý danh sách hàng tồn kho hóa chất, đảm bảo cập nhật kịp thời sau khi mua sắm, lưu trữ hoặc sử dụng.

Người được chỉ định phải có kiến ​​thức cơ bản về hóa học và kỹ năng quản lý, dù là toàn thời gian hay bán thời gian. Chuyên môn này có thể đạt được thông qua giáo dục hoặc đào tạo liên tục.

Danh sách kiểm kê hóa chất nên được cập nhật thường xuyên như thế nào? ZDHC đề xuất rằng các loại thông tin khác nhau nên được theo dõi ở các tần suất khác nhau. Ví dụ, kiểm tra hàng tồn kho nên được tiến hành hàng năm, trong khi thông tin giao hàng và sử dụng nên được cập nhật hàng tháng. Đối với các nhà máy có khối lượng hoặc chủng loại sử dụng cao hơn, có thể triển khai cập nhật thường xuyên hơn (ví dụ: hàng tuần hoặc hàng ngày).

Trong Higg FEM, danh sách hàng tồn kho phải "mới nhất và chính xác", ngụ ý phải được cập nhật theo thời gian thực.

Cuối cùng:

Danh sách kiểm kê hóa chất phải bao gồm tất cả các hóa chất được lưu trữ hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất của nhà máy, bao gồm cả hóa chất phục vụ vận hành và bảo trì.

Bao gồm tất cả các hóa chất được sử dụng trong quá trình sản xuất, hóa chất bảo dưỡng cho dụng cụ/thiết bị và hóa chất được sử dụng trong nhà máy xử lý nước thải, chất tẩy rửa, chất kết dính, sơn, thuốc nhuộm, chất tạo màu, phụ gia, v.v.

Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về "danh sách hóa chất" và cảm thấy nó đơn giản hơn nhiều chưa?

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể để lại tin nhắn ở cuối bài viết này hoặc liên hệ với chúng tôi.